MEETING YANG EFFEKTIF DAN EFISIEN

Bagi para karyawan dan leader (manager) agenda meeting pasti sering dilakukan di lingkungan kantor. Selain itu dilingkungan umum pun, meeting atau rapat juga biasa dilakukan.

Berdasarkan pengalaman, tentu pernah dialami pelaksanaan meeting yg tidak efisien dan efektif. Ada beberapa faktor yg menjadi sumber penyebab meeting tidak dapat dijalankan secara efektif dan efisien, diantaranya :
1. Tidak menjalankan Manajemen waktu
2. Penguasaan materi
3. Suasana meeting

Ketiga faktor ini mencakup beberapa sub faktor yg menentukan. Beberapa sub faktor yg bisa disebutkan dijelaskan masing-masing sebagai berikut.

1. Manajemen Waktu
Secara teori tentu kita sudah mengenal masalah manajemen waktu. Dimana dalam kegiatan meeting, manajemen waktu sangat erat kaitanyya utk menciptakan pelaksanaan meeting yg effektif dan efisien. Sub faktor yg perlu dipersiapakan berkaitan manajemen waktu utk meeting adalah:
a. Menentukan alokasi waktu dan tempat meeting sesuai materi yg akan dibahas.
b. Sususn topik pembicaraan selama meeting
c. Setiap topik pembicaraan perlu direncanakan batas waktunya sesuai alokasi waktu yg kita tetapkan di point a.
d. Dalam pelaksanaan jika aktual pembicaraan selama meeting akan membutuhkan waktu lebih lama dari alokasi waktu yg ditentukan, segera buat pengalihan pembicaraan dengan metode "parking note".
e. Siapkan metode "parking note" yaitu pembicaraan yg tidak menghasilkan keputusan lebih baik di catat terpisah utk dibicarakan lain waktu.
Dengan sub faktor berkaitan manajemen waktu ini diharapkan semua materi dapat disampaikan, dan ada pembatasan pembicaraan yg tidak perlu selama meeting.

2. Penguasaan Materi
Dalam meeting, seorang pemimpin meeting maupun peserta perlu tahu materi yg akan dibahas, hal ini akan menciptakan kesiapan seluruh peserta meeting, sehingga pembicaraan akan lebih terfokus. Beberapa sub faktor yg menetukan adalah :
a. Gunakan undangan meeting yg menginformasikan waktu, tempat dan agenda pembicaraan/materi yg diberikan kepada seluruh calon peserta.
b. Beberapa internal meeting diperusahaan, pemimpin meeting mempersiapkan materi dalam bentuk slide presentasi, laporan tertulis dsb. Minimal ada agenda/catatan kecil pembahasan dan materi yg disampaikan.
c. Bila perlu beberapa peserta diberi tugas utk mengumpulkan pendapat/ide yg bisa disampaikan selama meeeting.
Diharapkan dengan sug\b faktor ini, seluruh peserta meeting dapat ikutserta dalam pembahasan setiap materi. Sehiingga jika diperlukan keputusan dapat dihasilkan dalam meeting tersebut secara akurat, efektif dan efisien.

3. Suasana Meeting
Yg cukup menentukan adalah faktor suasana meeting, seringkali kita hanya menciptakan meeting yg berisi judgement/tuntutan hasil kerja, keluhan-keluhan biaya dsb, yg intinya tidak memberikan solusi bersama dan semacam membeberkan "keburukan" kinerja seseorang/department. Hal ini dapat berakibat menciptakan suasana meeting yg tidak kondusif, peserta yg merasa dinilai "buruk" kemungkinan tidak akan memeberikan pendapat dan bahkan defensif, hal ini berakibat tidak ada slusi utk meningkatkan kinerjanya.
Dilain pihak kadang kita mengalokasikan waktu meeting disaat yg tidak tepat, misalnya di-sore hari setelah jam pulang. Jika mungkin alokasi waktu meeting ditentukan bersama berdasarkan kesepakatan bersama peserta meeting, sehingga ada suasana ikut menyukseskan kegiatan itu sendiri berdasarkan komitmen bersama atas alokasi meeting yg telah disepakati.
Intinya ada beberapa sub faktor yg p\menentukan yaitu:
a. Visi dan misi meeting utk mendapatkan solusi bersama.
b. Menetukan waktu kegiatan meeting berdasarkan kesepakatan bersama.
c. Menyampaikan materi meeting dgn pendapat yg positif dan bertujuan mendapat solusi.
d. Tambahkan materi ringan/joke/penyegaran suasana agar meeting dapat selalu dalam kondisi menyenangkan.
e. Bila perlu akomodasi selama meeting diatur sedemikian rupa agar dapat dimanfaatkan oleh peserta (misal utk lobby pendapat dsb).
Diharapkan terciptanya suasana meeting yg kondusif dapat dimanfaatkan utk menggali seluruh solusi yag bisa diputuskan dalam meeting secara efektif dan efisien.

Demikianlah sharing mengenai cara utk mengadakan meeting yg efektif dan efisien ini, semoga bermanfaat.

MARKETING SURVEY

Marketing survey terhadap produk baik jasa dan barang sangatlah penting. Tidak hanya utk mengetahui kebutuhan konsumen saat ini namun juga utk mengetahui feedback atas kualitas produk kita dipasaran.

Tentunya utk melakukan survey tersebut membutuhkan waktu khusus dan sumber daya yang tidak sedikit. Namun model dan metode survey jugalah yang mempengaruhi biaya tersebut.

Bagi perusahaan yang membutuhkan konsultasi maupun pelaksanaan marketing survey utk dilakukan di daerah Jakarta (Jakarta Selatan khususnya) dapat menghubungi kami di:

a/n Arfan Hermawan
arfan.hermawan@gmail.com
HP. 081311178001

Alden Sing a Song

Hi kids
How are you today, all of you looks fine and health.

Today I have story for you all, about my son, Alden.
Do you like to sing a song ?? I think you like to sing, greats.
My Alden was too, He like to sing. He is very clever, when I and my wife teach him a song, then 1-2 days Alden has been remember. Now, a song that he has been remember is names of animal in Indonesian and English word. Do you want to hear him to sing ??



The lyrics are:
Kucing ... cat
Anjing ... dog
Kupu-kupu ... butterfly

Ikan ... fish
Bebek ... duck
Tikus itu ... mouse.

Do you want to sing the song too ?? please hear Alden sing the song.